- Sotenäs kommun
- | ...
- | Ekonomiavdelning
- | Inköp & Upphandling
- | Policy och riktlinjer
- | Riktlinjer
Anvisningar för inköp och upphandling
INLEDNING
Dessa anvisningar är ett komplement till antagen policy för inköp och upphandling.
Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet.
Upphandlingsverksamheten inom kommunen ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt.
SYFTE
Anvisningarna ska vara ett stöd för den som gör avrop, beställer eller handlägger en direktupphandling. Anvisningarna följer antagen policy för inköp och upphandling.
GENOMFÖRANDE
Avrop och beställning
Vid avrop eller beställning skall den som är inköpsberättigad alltid använda sig av ramavtalen som är tecknade för kommunen. Inköps- och avropsansvariga (beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal med tillhörande nettoprislista som finns. Har ramavtal träffats skall dessa användas. Finns det däremot inget ramavtal för det aktuella varu- eller tjänsteområdet skall detta upphandlas.
Fakturan ska efter godkänd leverans av varan eller tjänsten kontrolleras, konteras och attesteras enligt gällande attestreglemente. Betala aldrig en faktura innan leverans.
Stämmer inte fakturan överens med leveransen eller överenskommet pris reklamera omgående och begär omleverans eller kreditfaktura.
Upphandlingsfunktionens roll
Upphandlingsfunktionen utgörs av upphandlare vid kommunens ekonomiavdelning samt de nordbohuslänska kommunernas gemensamma upphandlingschef. Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar och har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär samt de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter.
Upphandlingsfunktionen hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd samt genomför annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU.
Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/be-vak-ning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal.
Ramavtal
Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören.
Kriterier för sociala hänsyn
Varje upphandlande enhet har att bedöma om det är möjligt att ta sociala hänsyn vid upphandling. När sociala krav utformas är det viktigt att enheten är medveten om de EG-rättsliga principerna samt ser till att konkurrens och affärsmässighet tillvaratas och att ställda villkor är möjliga att kontrollera, såväl ur laglig som ur praktisk synpunkt.
Sociala hänsyn i upphandlingar kan exempelvis vara anställningsvillkor, antidiskrimi-neringsklausuler, krav på tillgänglighet och användbarhet för personer med funktions-nedsättning samt även viss standard på arbetsmiljön och möjliggörande av praktikplatser. Dessutom kan sammansättningen på personalen inrymmas i sociala hänsyn, exempelvis en viss andel funktionsnedsatta , långtidsarbetslösa eller att anbudsgivaren vid utförandet av arbetet gör något för att främja jämlikhet eller mångfald. Det är möjligt att ställa sociala krav i alla faser av en upphandling dvs i kvalificeringsfasen, utvärderingsfasen eller som ett särskilt kontraktsvillkor. I nuläget syns det mest affärsmässigt att ställa upp kravet som ett särskilt kontraktsvillkor.
Samordning
Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisa-tioner där så är lämpligt.
Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska även ske vid direktupphandling.
Direktupphandling
Kontrollera alltid först om avtal finns för den tänkta varan, tjänsten eller entreprenaden. Om avtal saknas får direktupphandling ske om värdet är under 15 % av tröskelvärdet vilket innebär att gränsen för direktupphandling är 287 000 kr för LOU samt 577 000 kr för LUF (2010 års värden). Avtalsvärdet beräknas som kommunens samlade behov under avtalsperioden av respektive vara eller tjänst.
Grundläggande för direktupphandling är att upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbud och anbudsgivare ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Kommunens policy för inköp och upphandling gäller även vid direktupphandling.
Vid direktupphandling över 100 000 kr ska kommunens inköpssamordnare/upphandlare informeras innan direktupphandling sker, detta för att eventuellt kunna samordna upp-handlingen. Samordning kan ske inom kommunen men också över kommungränserna.
Det är inte tillåtet att dela upp upphandlingen/inköpet i avsikt att komma under de olika beloppsgränserna.
Vid direktupphandling, glöm inte att fråga efter vad som gäller för kommunen avseende garantier, leveransvillkor, betalningsvillkor och det totala priset.
Över tröskelvärdena
All upphandling över tröskelvärdena ska ske genom respektive kommuns upphandlare/inköpare. Kommunernas gemensamma upphandlingschef kontaktas för att undersöka möjligheten om upphandling kan ske i samordnad form.
Vid upphandling över tröskelvärdena, ska öppet förfarande (huvudregel) eller selektivt förfarande användas. Förhandlat förfarande, med eller utan föregående annonsering, får dock användas under de förutsättningar och på det sätt som anges i LOU 4 kap. 2-9 §§. Upphandling över tröskelvärdena sker med begäran om anbud genom att annons publiceras i den elektroniska databasen TED. Upphandlingsfunktionen ansvarar för annonsering sker enligt LOU.
Upphandlingsförfanrande vid direktupphandling
Vid prisjämförelse; var uppmärksam på om leverantören innehar F-skattsedel och/eller är momsregistrerad.
Inköpssumma upp till 40 000 kr
Vid enstaka inköp upp till 40 000 kronor krävs ingen skriftlig jämförande prisförfrågan. Handlägg upphandlingen affärsmässigt och gör en enkel dokumentation.
Inköpssumma 40 000 kr — 120 000 kr
Inhämta skriftliga anbud via fax, post eller e-post från minst tre leverantörer.
Använd blanketterna "Förfrågan 40 000 — 120 000 kr" samt "Anbudssammanställning och beslut 40 000 kr — 120 000 kr ".
Gör en skriftlig beställning.
Inköpssumma 120 000 kr — 287 000 kr för LOU och 577 000 kr för LUF, enligt år 2010 fastställda värde (15 % av gällande tröskelvärde)
Inhämta skriftliga anbud, via post, från minst tre leverantörer, men nyttja alltid den rådande konkurrenssituationen. Annonsera minst på hemsidan och eventuellt i en allmänt tillgänglig databas (Allego, Opic med flera). Beroende på upphandlingens art, annonsera även i lokal press. Anbuden öppnas samtidigt vid en förrättning där minst två personer deltar. Anbuden ska förtecknas i ett öppningsprotokoll och bestyrks skriftligen av dem som deltar i förrättningen.
Blanketterna "Förfrågan 120 000 — 287 000 kr" och "Anbudssammanställning och beslut 120 000 kr — 287 000 kr " samt "Öppningsprotokoll" utgör ett stöd i upphandlingen. Gör en skriftlig beställning.
Tänk på att absolut sekretess gäller tills beslut har fattats.
Beslut och avtalstecknande
Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal.
Kommunen tecknar inte avtal med leverantörer som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet.
Undantag från nämndens/förvaltningen upphandlingsområde, oavsett belopp
Undantag är alla varor och tjänster som avser IT och leasing.
- IT omfattar i detta sammanhang telefoni, datorer, skrivare, fax, kopiatorer, programvaror och/eller tjänster. Dessa inköp ska alltid ske av eller i samråd med IT-avdelningen.
- Leasingavtal, oavsett typ av vara/tjänst, beslutas och tecknas endast av kommunens ekonomichef.
Inköp med inköpskort/betalkort
Observera att för alla köp med inköpskort/betalkort gäller fortfarande ramavtal och direktupphandlingsreglerna. Inköpskort/betalkort är till för mindre inköp t ex hos lokala näringsidkare eller vid tjänsteresor.
Ansökningsblankett och anvisningar finns att få hos kommunens ekonomiavdelning.
Säljare och telefonsäljare
Det finns ingen skyldighet att ta emot säljare. Besök av säljare rekommenderas inte mer än i de fall där ett ramavtal bygger på säljbesök exempelvis yrkeskläder. Är säljare påstridiga hänvisa till kommunens upphandlare eller förvaltningschef.
Detsamma gäller telefonsäljare, här är det också viktigt att avböja alla eventuella köpbekräftelser eftersom kommunen som juridisk person inte har någon ångerrätt.
Regler för privatköp
Det är ej tillåtet att beställa varor för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillåtet att köpa varor eller tjänster från privatpersoner. Vid inköp för kommunens räkning är det ej tillåtet att använda privata bonus-/medlemskort t ex Med Mera, ICA etc.
Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn | 0523-66 40 00 | info@sotenas.se | om webbplatsen